Ako si vybrať ten správny softvér na správu budov? Poradíme vám

29.10.2021, Ivan Zich | Budovy

Rozbiehajúca sa tretia vlna globálnej pandémie prináša správcom nehnuteľností viaceré problémy s hygienickými opatreniami. Zďaleka nejde iba o uzatváranie pracovísk, ale aj o úplnú reorganizáciu kancelárskych priestorov či pretváranie pôdorysov skladov.

Nové skúsenosti priviedli mnohých správcov budov k využívaniu softvérových riešení, ktoré im umožnili svoju prácu vykonávať efektívnejšie, hoci mnohí ďalší sa výberom popálili. Nie je to nič prekvapujúce, keďže na Slovensku dodnes väčšina správcov budov využíva najmä manuálne formy práce, teda pochôdzky, vizuálne obhliadky a hlásenia pracovníkov v budove. Do týchto časovo náročných postupov teraz ešte vstúpili aj nové opatrenia. Ako si teda zvoliť vhodný softvér a čo si primárne všímať, ak ho chceme využívať naozaj efektívne?

Čo softvérom dosiahnem

V prvom rade sa pozrime na to, ako môžete vhodný softvér využiť. Predovšetkým vám uľahčuje plánovanie a organizáciu priestoru. Týka sa to umiestnenia vybavenia, nebezpečného materiálu, rozličných environmentálnych obmedzení, ale aj pri kalkulácii stavebných nákladov, ak si niektorá časť budovy vyžaduje takýto zásah.

Môžete ľahšie a efektívnejšie viesť evidenciu majetku, mať prehľad o umiestnení požiarnych prostriedkov. Vďaka tomu môžete efektívne využívať majetok organizácie pri najnižších možných nákladoch. Ak rovnaký softvér používajú vaši dodávatelia, stačí im zadať úlohy v programe a nemusíte ich odprevádzať priamo na miesto.

A pri pandemických opatreniach vám softvér umožní efektívne plánovanie priestoru tak, aby bolo riziko prenosu nákazy znížené na minimum (ako je rozmiestnenie značiek na podlahe, rozmiestnenie stolov a podobne.).

Mobil je kráľom

Všadeprítomnosť smartfónov viacerým odvetviam dnes zjednodušila logistiku. Práve preto je ale aj nutné, aby zvolený softvér na správu nehnuteľnosti bol určený aj na mobilné zariadenia. Pozerajte sa na funkcie a intuitívnosť ovládania. To, samozrejme, neznamená, že nie je potrebné, aby bol softvér použiteľný aj na iných zariadeniach. Skúsenosti najmä zo zahraničia však ukazujú, že najčastejším zariadením, kde sa používa, je práve smartfón.

Stavebný plán a oznámenia

Keď sme už pri funkciách, dve z nich sú mimoriadne dôležité. Prvou je schopnosť pracovať so stavebným plánom budovy. Umožňuje to interaktívne umiestňovať úlohy na presné miesta, čo zjednoduší prácu údržbárom, dodávateľom, ale aj manažmentu a následným kontrolám.

Druhou dôležitou funkciou sú automatické oznámenia. V dnešných časoch to niekomu môže pripadať až neuveriteľné, že softvér sám neupozorňuje na úlohy a zmeny, ale niektoré staršie programy tým stále môžu trpieť. Dôkladne si teda skontrolujte, či vás softvér vždy upozorní na zmeny v zadaných úlohách a informuje o nových udalostiach.

Komunikácia

Na kávu cez prestávku s vami aplikácia chodiť nemusí, ale mala by podporovať čo najširšie formy komunikácie. Príkladom môže byť softvér PlanRadar, ktorý okrem zadaných úloh umožňuje využívať aj hlasové a videonahrávky, ako aj možnosť klásť otázky všetkým účastníkom. Znie to jednoducho a logicky, ale zlúčiť všetky formy komunikácie do intuitívneho softvéru stále nie je štandardnou súčasťou tohto typu programov.

Následne sa komunikácia často triešti na tom, že niektorí účastníci telefonujú, ďalší využívajú rozličné komunikačné aplikácie a správca musí v tomto chaose vedieť plávať. To však len zbytočne odčerpáva jeho pozornosť a energiu. S jedným kvalitným softvérom máte všetku komunikáciu v jednom telefóne na dosah kliku.

A posledné, no o to dôležitejšie pravidlo: Naučiť sa softvér používať musí byť záležitosť čo najkratšieho času. Správcovia naozaj nemajú čas stráviť víkend na školení. Napríklad vyššie spomínaný PlanRadar sa ktokoľvek dokáže naučiť používať doslova za niekoľko minút a pritom spĺňa aj všetky ostatné nároky.

Foto: Pexels